EARTH (EARTH Integrated Archaeology B.V) vindt uw privacy belangrijk. Wij gaan daarom zorgvuldig om met uw persoonsgegevens en houdt zich aan de privacywetgeving. Wij leggen u graag uit wat ons beleid is: waarvoor, welke en waar verwerken uw gegevens; hoe beveiligen en hoe lang bewaren wij uw gegevens en waarvoor delen wij die met derden, alsmede welke rechten heeft u.
WAARVOOR VERWERKT EARTH PERSOONSGEGEVENS?
Verwerkingsdoeleinden
EARTH verwerkt uw persoonsgegevens om haar diensten te kunnen te verlenen en ten behoeve van haar marketing, alsmede zodat u als leverancier zaken en diensten aan ons kunt leveren. In het bijzonder:
- ten behoeve van haar dienstverlening aan haar klanten;
- om contact met u op te nemen m.b.t. onze diensten of de door u aan ons te leveren zaken of diensten;
- om zaken of diensten van u af te kunnen nemen, al dan niet ten behoeve van onze klanten;
- ten behoeve van haar facturering en betaling van facturen;
- om u te kunnen informeren over nieuws en events.
Grondslagen
De verwerking van uw persoonsgegevens moet zijn gebaseerd op een van de grondslagen uit de AVG. Bij EARTH zijn deze verwerkingsdoeleinden afhankelijk van de specifieke persoonsgegevens en doeleinden:
- verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van de overeengekomen levering van zaken of diensten door EARTH aan u of van u aan ons;
- verwerking geschied op basis van haar wettelijke plicht, zoals haar fiscale bewaarplicht;
- verwerking is noodzakelijk (i) voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van EARTH, zoals onze marketing, tenzij u daartegen op goede gronden bezwaar heeft gemaakt of (ii) om onze bewijsvoering en rechtspositie te bewaken; en/of,
- verwerking gebeurt op basis van uw gegeven toestemming, tenzij u die toestemming naderhand heeft ingetrokken.
Welke persoonsgegevens verwerkt EARTH
EARTH verkrijgt uw persoonsgegevens over het algemeen, omdat u die gegevens aan ons verstrekt (per e-mail, telefoon, visitekaartje, post, etc.), u gebruik maakt van onze website, LinkedIn of Facebook-account of wij die gegevens kunnen inzien in openbare (online) bronnen, zoals websites en het Handelsregister bij de Kamer van Koophandel. Ook indien u geen klant of leverancier van EARTH bent, kan het zijn dat wij persoonsgegevens (moeten) verwerken. Afhankelijk van de soort relatie tussen EARTH en u, verwerkt EARTH (enkele van) de volgende persoonsgegevens:
- uw contactgegevens, zoals uw voor- en achternaam, uw geslacht (t.b.v. de aanhef in correspondentie aan u), uw adres, uw telefoonnummer(s), uw e-mailadres(sen);
- uw betalingsgegevens;
- uw persoonsgegevens die staan in de aan ons verstrekte informatie of in openbare bronnen (zoals KvK) en die wij nodig hebben voor het verlenen van onze diensten;
- gegevens (technische informatie) die wij eventueel verwerken als gevolg van uw bezoek aan van onze website en social media accounts, zoals uw IP-adres.
Cookies
Omdat we graag willen weten hoe onze bezoekers de website gebruiken, zodat we het gebruik van de website kunnen optimaliseren, gebruiken wij Google Analytics en enkele functionele cookies. Alle door Google Analytics cookies gegenereerde gegevens worden geanonimiseerd. Klik hier voor informatie over Google Analytics.
EARTH wil het u zo makkelijk mogelijk maken om de content van onze website te delen via social media. Dit kan door middel van een aantal social media buttons. Als u wilt weten hoe deze social media met privacy omgaat, kunt u hierop LinkedIn Facebook klikken om hun privacy verklaringen in te zien.
Bekijk onze cookie policy voor meer informatie
Waar verwerkt EARTH uw persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden opgeslagen in verschillende databases. Bijvoorbeeld in onze CRM-database. Of als de gegevens in correspondentie en documenten, zoals contracten, offertes en facturen), staan bewaren wij die correspondentie en documenten in onze (papieren en/of digitale) dossiers. De digitale databases staan op verschillende servers, waarvan enkele in eigendom zijn en/of worden beheerd door andere partijen (verwerkers). Deze verwerkers en hun servers zijn gevestigd in de EER.
Hoe zijn uw persoonsgegevens beveiligd
EARTH heeft passende organisatorische en technische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen en om misbruik tegen te gaan. Wij werken buiten ons bedrijf via een VPN-verbinding, waardoor onze internetverbinding niet te herleiden is en wij ons op publieke (wifi) netwerken beschermen tegen kwaadwillende hackers.
Als u de indruk of aanwijzingen heeft dat uw gegevens niet goed zijn beveiligd, neem dan contact met ons op via e-mail contact@earth-now.com of telefonisch 033 455 41 27.
Hoe lang bewaart EARTH uw persoonsgegevens
EARTH bewaart uw persoonsgegevens nooit langer dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking. Afhankelijk van de soort persoonsgegevens, het verwerkingsdoeleinde en de grondslag(en), bewaart EARTH uw persoonsgegevens voor bepaalde termijnen:
- uw contactgegevens ten behoeve van haar marketing: tot dat u heeft aangeven geen marketing wenst te ontvangen of u uw eventueel gegeven toestemming heeft ingetrokken;
- documenten met betrekking tot facturering waarin persoonsgegevens kunnen staan, zolang als dat wettelijk nodig is (fiscale bewaarplicht van 7 jaar);
- correspondentie en documenten met betrekking tot onze verleende diensten, zolang dat voor de bewijsvoering van EARTH’s dienstverlening nodig is (5 jaar tot maximaal 20 jaar);
- de op basis van cookies verwerkte (niet geanonimiseerde) persoonsgegevens worden 50 maanden bewaard.
Waarvoor deelt EARTH bepaalde persoonsgegevens met derden
EARTH deelt uitsluitend bepaalde persoonsgegevens van u met derden als zij daartoe wettelijk verplicht is, dat nodig is voor de uitvoering van de overeengekomen diensten, wanneer u daarvoor toestemming heeft gegeven en/of ten behoeve van haar marketingactiviteiten. Denk daarbij aan een koeriersbedrijf of WeTransfer om bijvoorbeeld documenten aan u te versturen, aan onze boekhouder voor de verwerkingen van facturen en betalingen en aan MailChimp voor het versturen van nieuwsbrieven en uitnodigingen. Wij zullen uw persoonsgegevens nooit verstrekken (verkopen) aan andere partijen voor commerciële doeleinden. Ter informatie de links naar de privacy verklaringen van WeTransfer en MailChimp.
Welke rechten heeft u met betrekking tot uw persoonsgegevens
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, aan te passen, over te dragen of (voor bepaalde verwerkingsdoeleinden) te laten verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor bepaalde doeleinden. Zo staat bijvoorbeeld in iedere marketing e-mail van ons de mogelijkheid om uw af te melden voor dergelijke e-mails. Ook kunt u altijd uw gegeven toestemming intrekken. Dit kunt u doen door een e-mail te sturen aan contact@earth-now.com. Indien uw bezwaar maakt of uw toestemming intrekt, kan dat tot gevolg hebben dat wij u niet meer de betreffende diensten kunnen verlenen.
Tot slot heeft u de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, mocht u het niet eens zijn met de wijze waarop EARTH met uw persoonsgegevens omgaat.
EARTH Integrated Archaeology B.V
Basicweg 19
3821 BR Amersfoort
T: 033 455 41 27
E: contact@earth-now.com
KvK: 321 42 042